Informativa sul trattamento dei dati personali – APP MY IGT ASSISTANT
(Art. 13 – Regolamento Generale UE sulla protezione dei dati)

Vengono rese di seguito le informazioni relative al trattamento dei Suoi dati personali forniti nell’utilizzo dell’applicazione My IGT Assistant (di seguito anche l’”App” o “My IGT Assistant”) ai sensi dell’art. 13 del Regolamento generale relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali n. 2016/679 (di seguito, “GDPR”).
La presente informativa tiene anche conto dei suggerimenti del Gruppo di Lavoro art. 29 della Direttiva 95/46/CE, nell’“Opinion 02/2013 on apps on smart devices”.
My IGT Assistant consente ai dipendenti/collaboratori/consulenti e più in generale a tutti gli utenti autorizzati dal Titolare del trattamento all’utilizzo dell’App, previa attivazione del relativo account da parte del Titolare stesso, di attivare funzionalità quali la prenotazione di risorse aziendali (scrivanie, postazioni lavorative, etc.) ed eventuali altri servizi connessi alla prenotazione (di seguito congiuntamente definiti il “Servizio”) che il Titolare del trattamento intende mettere a disposizione presso la propria sede ed i propri locali aziendali siti in Viale del Campo Boario n. 56/D – 00154 Roma (di seguito la “Sede Aziendale”).

1. Titolare del trattamento
   
   Il Titolare del trattamento dei dati necessari per l’attivazione dell’account di My IGT Assistant e per la fruizione del Servizio è IGT Lottery S.p.A. in qualità di soggetto avente la piena disponibilità della Sede Aziendale. PEC: igtlottery@pec.it
   
   
2. Responsabile della protezione dei dati
   
   Il Data Protection Officer (anche “DPO”) è contattabile scrivendo una e-mail al seguente indirizzo: dpo@igtlottery.it
   
   
3. Categorie di dati personali trattati
   
   I dati personali trattati mediante My IGT Assistant sono:
   • dati identificativi dell’account aziendale effettuando la login attraverso il servizio di autenticazione Microsoft (email e matricola aziendale);
   • dati relativi alle prenotazioni ivi incluse le informazioni relative alla sede, le stanze e le postazioni assegnate, data e ora prenotazione;
   • dati tecnici del dispositivo mobile per i quali attraverso il sistema operativo IOS Apple richiede il consenso esplicito dell’utente (ivi inclusa la geolocalizzazione e il consenso all’invio di notifiche sotto forma di avvisi, suoni, badge);
   • alcuni ulteriori dati tecnici – comunque rientranti nella definizione di “dato personale” di cui all’articolo 4 del GDPR in quanto identificativi - tratti dal dispositivo (es. identificativo tecnico del dispositivo).

   Il conferimento dei dati è facoltativo ma i suddetti dati sono necessari per l’erogazione del Servizio. Il rifiuto al conferimento non consente l’erogazione del Servizio e l’utilizzo dell’App.

4. Finalità primarie del trattamento
   
   

   Il Suoi dati personali verranno trattati per le seguenti finalità primarie nel rispetto delle basi giuridiche come meglio precisate:

   • per consentirLe la login all’App e l’utilizzo della stessa per prenotare scrivanie, postazioni lavorative, etc. e altri servizi connessi alla prenotazione messi a disposizione dal Titolare del trattamento presso la Sede Aziendale. La base giuridica del trattamento è costituita dall’ esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte ai sensi dell’art. 6.1, lett. b) del GDPR.
   • per l’assolvimento di eventuali obblighi di legge (fra cui garantire la salute e la sicurezza dei lavoratori e di terzi negli ambienti di lavoro). La base giuridica del trattamento è costituita dall’ assolvimento degli obblighi di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6.1 lett. c) del GDPR.
   • per l’accertamento, esercizio o difesa di diritti del Titolare in sede giudiziaria. La base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse del Titolare di cui all’art. 6.1 lett. f) del GDPR.

   I Suoi dati personali non saranno trattati per alcuna altra finalità e non saranno diffusi.

5. Modalità del trattamento e tempi di conservazione
   
   

   I Suoi dati sono raccolti e trattati in modo lecito e secondo correttezza, per il perseguimento delle finalità sopra indicate e nel rispetto dei principi fondamentali stabiliti dal GDPR e, in generale, dalla normativa privacy. Il trattamento dei dati personali può avvenire sia mediante strumenti manuali che informatici e telematici, ma sempre sotto il presidio di misure tecniche e organizzative idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza, soprattutto al fine di ridurre i rischi di distruzione o perdita dei dati, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta e consentendone l’accesso alle sole persone incaricate del trattamento da parte del Titolare o ai Responsabili del trattamento designati dal Titolare medesimo
   In nessun caso i Suoi dati personali saranno oggetto di trattamenti decisionali totalmente automatizzati.
   I dati saranno conservati per il tempo necessario a fornire i servizi richiesti ed in particolare i dati sono disponibili online sull’App e sul sistema di back end dell’App per un massimo di 30 giorni dalla data cui fa riferimento la prenotazione e dopo ulteriori 30 giorni (tenuto conto dei dati di back up) verranno cancellati. Per i dipendenti del Titolare del trattamento che utilizzano l’App, in costanza di rapporto contrattuale, i dati potranno essere conservati off-line per un massimo di 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale.
   In caso di contezioso giudiziale, i dati saranno conservati per tutta la durata del contenzioso giudiziale, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

6. Ambito di conoscenza e diffusione dei dati personali
   
   

   I Suoi dati potranno essere comunicati a soggetti terzi operanti in qualità di Titolari autonomi, quali autorità pubbliche ed organi di vigilanza e controllo legittimati a richiederli.
   I dati saranno altresì trattati per conto del Titolare da Vodafone Italia S.p.A. appositamente designato quale Responsabile del trattamento, per fornire manutenzione e assistenza.

   I Suoi dati personali saranno conservati nelle banche dati del Titolare, localizzate esclusivamente all’interno dello Spazio Economico Europeo e in nessun caso saranno trasferiti o trattati in paesi terzi. Qualora tale circostanza dovesse cambiare, in futuro, sarà onere del Titolare avvisarLa in anticipo e adottare le necessarie garanzie a tutela dei Suoi dati personali.

7. Diritti degli interessati
   
   

   Lei può chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati che la riguardano ed alle informazioni di cui all’art. 15 del GDPR, la loro cancellazione nei casi previsti dall’art. 17 del GDPR, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, nonché l’opposizione al trattamento nelle ipotesi di legittimo interesse del Titolare.

   Gli interessati, inoltre, qualora siano soddisfatte tutte le condizioni cui soggiace il diritto alla portabilità dei dati, hanno il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti.

   Per l'esercizio dei Suoi diritti può inviare, anche dallo stesso indirizzo e-mail con cui è avvenuta la login all’App, una e-mail all’indirizzo privacyitaly@igt.com

   Infine, Lei può proporre reclamo all’Autorità garante per la protezione dei dati personali, nonché ricorrere agli altri mezzi di tutela previsti dalla normativa applicabile.

Privacy Policy My IGT Assistant - US

Information about personal data processing - APP MY IGT ASSISTANT

The following information is provided regarding the processing of your personal data provided in the use of the My IGT Assistant application (hereinafter also the "App" or "My IGT Assistant") applicable data protection and privacy laws and regulations.

My IGT Assistant allows employees/collaborators/consultants and, more generally, all users authorized by the Data Controller to use the App, subject to activation of the relevant account by the Data Controller, to activate functions such as the booking of company resources (desks, workstations, etc.) and any other services connected with the booking of company resources (hereinafter jointly referred to as the "Service") that the Data Controller intends to make available at its headquarters and some of its business premises located in the United States of America (hereinafter the "Business premises").

Data Controller

The Data Controller of the data necessary for the activation of the My IGT Assistant account and for the use of the Service is IGT Global Solutions Corporation (“IGT”).
The Data Privacy Officer can be contacted by writing an e-mail to the following address: privacy@igt.com  

Categories of personal data processed

The personal data processed through My IGT Assistant are:

• data identifying the company account by logging in through the Microsoft authentication service (email and company number);
• data relating to bookings including information relating to the location, rooms and workstations assigned, date and time of booking;
• technical data of the mobile device for which the operating system IOS Apple requires the explicit consent of the user (including geolocation and consent to send notifications in the form of alerts, sounds, badges);
• some additional technical data - falling within the definition of "personal data" as identifiers - taken from the device (e.g., technical device identifier).
• The disclosure of data is optional, but these data are necessary for the provision of the Service. Refusal to provide the data does not allow the provision of the Service and the use of the App.

Primary purposes of data processing

Your personal data will be processed for the following primary purposes in compliance with the legal bases as better specified:

• to allow you to log in to the App and use it to book desks, workstations, etc. and other reservation-related services made available by the Data Controller at the Business premises.
• for the performance of any legal obligations (including ensuring the health and safety of workers and third parties in the workplace).
• for the establishment, exercise, or defense of rights of the Data Controller in court.

Your personal data will not be processed for any purpose other than for the purposes set out in this privacy notice and as permitted under applicable laws.

Ways of data processing and data retention times

Your data are collected and processed lawfully and fairly, for the pursuit of the above purposes and in accordance with the fundamental principles established by privacy legislation. The processing of personal data may take place using both manual and computerized tools, but always under the supervision of technical and organizational measures to ensure security and confidentiality, especially in order to reduce the risk of destruction or loss of data, even accidental, unauthorized access or treatment not allowed or not in accordance with the purposes of collection and allowing access only to persons in charge of processing by the data controller or to data processors designated by the data controller.

In no case will your personal data be subject to fully automated decision-making.

The data will be kept for the time necessary to provide the services requested and in particular the data are available online on the App and on the back-end system of the App for a maximum of 30 days from the date to which the booking refers and after a further 30 days (taking into account the back-up data) will be deleted. For employees of the Data Controller who use the App, during their contractual relationship, the data may be stored off-line for a maximum of 10 years from the termination of the contractual relationship.

In the event of legal disputes, the data will be kept for the entire duration of the legal dispute and until the statutory timeline established in the jurisdiction expires.

Scope of processing and communication of personal data

Your data may be communicated to third parties operating as autonomous holders, such as public authorities and supervisory and control bodies entitled to request them.

The data will also be processed on behalf of the Data Controller by Vodafone Italia S.p.A. specifically designated as Data Processor, to provide maintenance and assistance.

IGT will not sell, lease, rent, disclose or make available your personal data to any 3rd party other than Vodafone Italia S.p.A. and certify that we understand our legal obligations and will comply with them.

Your personal data will be stored in the databases of the Data Controller, located within the European Economic Area. Should this circumstance change in the future, it will be the responsibility of the Data Controller to notify you in advance and to adopt the necessary safeguards to protect your personal data.

Rights of the data subjects

You may request from the Data Controller access to the data concerning you and other information as permitted under applicable laws, their erasure, the rectification of inaccurate data, the integration of incomplete data, the limitation of processing, as well as opposition to processing as allowed under applicable laws.

Moreover, the data subjects, if all the conditions to which the right to data portability is subject are met, have the right to receive in a structured, commonly used, and machine-readable format the data, as well as, if technically feasible, to transmit them to another data controller without hindrance.

To exercise your rights, you can send, also from the same e-mail address with which you logged in to the App, an e-mail to DSAR

Finally, you may lodge a complaint with the Data Protection Authority provided by the applicable legislation.